Assistant(e) administrative

Emploi à temps plein (35h)

CDD de 3 mois

Sous la direction du responsable du service urbanisme, l’assistante effectue le traitement des dossiers (prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement des dossiers, saisie de documents), assure l’accueil téléphonique du service.

Missions/Activités

Participer à la vie du service et exécuter les tâches courantes

Préparer les dossiers papier des demandes autorisations d’urbanisme (enregistrement, tamponnage), pour mise à disposition des instructeurs dans des délais courts,
Aide à l’envoi des courriers de notification des délais et des consultations,
Suivre et recenser les besoins en fournitures,
Participer à l’archivage et au classement des dossiers et documents du service,
Gérer l’affichage obligatoire des actes transmis par les services de l’État et la Métro (gestion du délai, rédaction du certificat affichage…),
Assister si nécessaire le responsable de service (classement, rédaction de courriers, CCID…),
Animer la réunion hebdomadaire d’urbanisme en lien avec l’ensemble des membres du service.

Gérer les demandes de renseignements d’urbanisme ainsi que les demandes connexes

Traiter les certificats d’urbanisme d’information (Cua),
Pré-instruire les certificats d’urbanisme opérationnels (Cub),
Traiter les déclarations d’ouverture de chantier (DOC),
Traiter les demandes de certificats de numérotation en lien avec le CTM,
Traiter les demandes de notaires (demandes de copies d’arrêté, conformité, plans ; demandes de certificats d’hygiène et de non péril ; demandes dans le cadre de la taxe sur terrains devenus constructibles ; demandes d’attestations diverses).

Assurer l’accueil du public

Assurer la permanence téléphonique du service urbanisme,
Recevoir et renseigner le public concernant les formalités de l’urbanisme, les informations cadastrales,
- Organiser et gérer les permanences de l’architecte-conseil du CAUE,
Suivre l’organisation des permanences de l’ALEC.

Profil requis

Savoir utiliser les outils bureautiques
Maîtriser des règles de l’expression orale et écrite
Savoir rédiger un courrier, note, compte-rendu, mail, …
Savoir communiquer en interne et en externe
Capacités à estimer des temps et prioriser des activités
Être rigoureux(se), organisé(e), autonome et disponible
Faire preuve de discrétion

Recrutement

Poste à pourvoir à compter du 1^er décembre 2023
Date limite de réception des candidatures : 31 octobre 2023
Jury de recrutement semaine 46

Adresser CV et lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Maire,
à l’adresse suivante : Hôtel de Ville, 5 Place de la Libération, 38450 VIF

ou par mail à contact@ville-vif.fr