Chargé-e des instances et assistant-e des élu-es

Jury de recrutement : 23/04/2026 et 27/04/2026

Sous l’autorité du ou de la responsable du service administration générale, vous aurez en charge les missions suivantes :

Missions et activités principales

Organisation, coordination et suivi des instances municipales :

• Préparer et communiquer le calendrier des instances municipales chaque semestre
• Relire les projets de délibérations (rédaction, syntaxe, niveau de langage, concordance des pièces) via l’outil dématérialisé et de gestion des instances et en lien avec sa hiérarchie
• Préparer et envoyer de manière dématérialisée les dossiers de convocation aux membres de la majorité et du conseil municipal
• Assurer la convocation de la commission Ressources internes (finances, RH, informatique, PM, administration générale, juridique, intercommunalité, … à définir) et la diffusion du compte rendu
• Participer à la rédaction des réponses faites aux questions écrites posées par les élu-es de l’opposition dans le cadre des séances du conseil municipal
• Coordonner l’organisation matérielle et participer au déroulement des séances du conseil municipal (en soirée)
• Assurer les suites du conseil municipal : mise à jour des votes, envoi des délibérations à la signature électronique et télétransmission au contrôle de légalité avant mise en ligne sur le site Internet de la Ville
• Rédiger les procès-verbaux des séances du conseil municipal à partir des enregistrements sonores
• Suivre les modifications du règlement intérieur des instances
• Suivre les évolutions des arrêtés de délégations des adjoint-es et conseiller-ères délégué-es

Gestion des actes administratifs réglementaires émis par la commune :

• Assurer le suivi et la sécurisation du processus de dématérialisation des actes au moyen des logiciels de gestion (rédaction, visas) et de signature électronique des actes administratifs y compris transmission au contrôle de légalité en étant référent-e des processus pour les services de la collectivité
• Assurer la centralisation des actes administratifs réglementaires (numérotation, traitement dématérialisé, archivage, tenues des registres communaux et recueils papier et dématérialisés, mise en ligne dans le respect du RGPD)
• Réaliser, mettre à jour et diffuser les fiches de procédures internes relatives aux instances municipales, aux décisions administratives et aux arrêtés municipaux

Assistance administrative du service administration générale et commande publique :

• Assurer la convocation de la commission Budget, Finances, Personnel, Affaires générales et Police Municipale et la diffusion du compte rendu
• Soutien administratif (accompagnement édition d’actes, montage réunion, rédaction courriers, …)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Suivre les dépenses de crédits budgétaires du gestionnaire comptable « administration générale » : émission des bons de commande
• Participer à la mise en œuvre de projets transversaux

Assistance du Maire et des adjoint-es :

• Accueillir, comprendre, réguler et retranscrire les demandes de la population et des partenaires institutionnels
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels transmis par l’accueil de l’Hôtel de Ville
• Rédiger des courriers de réponse à la demande du Maire
• Organiser des rendez-vous et réunions de travail impliquant la présence du Maire et des adjoint-es
• Préparer et communiquer le planning d’astreinte des élu-es, le suivi et la mise à jour régulière de la mallette d’astreinte
• Préparer et communiquer le planning de congés du Maire et des adjoint-es
• Assurer la communication d’informations aux élu-es de la majorité et de l’opposition (formations, dates d’événements…)
• Gérer les fournitures administratives des élu-es
• Gérer les adhésions aux associations d’élu-es et abonnements à la presse et documentation technique utilisées par les élu-es et les services municipaux

Missions et activités spécifiques

Dans le cadre de la continuité de service :

• Suppléance de la responsable du service (implique une gestion commune des congés)
• Recevoir les appels téléphoniques et prendre les messages ou réorienter vers l’interlocuteur adéquat
• Effectuer les déclarations de sinistre en cas d’absence simultanée de l’assistante administrative du service et de la responsable du service

Profil requis

• Discrétion professionnelle.
• Capacité d’organisation et de gestion du temps et de la charge de travail.
• Être autonome, force de proposition, doté de fortes aptitudes au travail en équipe.
• Qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Savoir réagir dans l’urgence : décider d’une solution intermédiaire, alerter l’interlocuteur requis.
• Habileté à travailler de manière dématérialisée.
• Expérience sur un poste similaire souhaité.

Adresser CV et lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Maire,
Hôtel de Ville, Place de la Libération, 38450 VIF
ou par mail à contact@ville-vif.fr
ou en complétant le formulaire ci-dessous